Quản lý Hồ Sơ là gì
Quản lý hồ sơ là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp. Phương pháp này giúp tập trung các tài liệu cả bản cứng và bản mềm. Ngoài ra, nó cho phép nhân viên dễ dàng gửi yêu cầu lưu trữ, mượn-trả và bàn giao hồ sơ đến các bộ phận liên quan một cách nhanh chóng và tiện lợi. Kết quả là việc lưu trữ và tìm kiếm hồ sơ trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn.
Tuân thủ thông tư số 13/2023/TT-BNV hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.
Truyền thống
5 Thách thức
Dưới đây là các thách thức khi doanh nghiệp vẫn áp dụng quản lý ruyền thống
Không gian
Không gian
Hồ sơ giấy chiếm nhiều không gian văn phòng, gây khó khăn trong việc mở rộng và tổ chức không gian làm việc.
Sai sót
Sai sót
Chia sẻ hồ sơ giấy giữa các bộ phận hoặc các chi nhánh mất nhiều thời gian và có thể dẫn đến sai sót.
Quản lý
Quản lý
Số lượng hồ sơ lớn làm cho việc quản lý, sắp xếp và theo dõi trở nên phức tạp và dễ gây nhầm lẫn.
Hư hỏng
Hư hỏng
Hồ sơ giấy có thể bị hư hỏng theo thời gian, dẫn đến mất mát thông tin quan trọng hoặc khó đọc.
Lưu trữ
Lưu trữ
Tuân thủ các quy định về lưu trữ và bảo mật thông tin với hồ sơ giấy rất khó khăn và tốn nhiều công sức.
Tại sao chọn Hồ Sơ Điện Tử MDO
Hồ sơ điện tử MDO AI Ofice thay đổi phương thức lưu trữ truyền thống, xây dựng doanh nghiệp không giấy tờ.
Số hóa toàn bộ Hồ Sơ
Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hồ sơ giúp quản lý tập trung, lưu trữ và tìm kiếm nhanh chóng hơn. Điều này cho phép nhân viên trong doanh nghiệp gửi các yêu cầu lưu trữ, mượn-trả và bàn giao hồ sơ đến các bộ phận liên quan một cách tiện lợi.
Tuân thủ thông tư số 13/2023/TT-BNV hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.
Quy trình lưu trữ và sử dụng Hồ Sơ
Danh sách hồ sơ được sắp xếp thông minh và logic, tương ứng với quyền của người sử dụng. Hệ thống tự động tạo số hồ sơ để theo dõi và quản lý dễ dàng theo năm và đơn vị lập hồ sơ. Các tiêu chí phân loại đa dạng như ký hiệu, tên hồ sơ và trạng thái hồ sơ giúp tìm kiếm theo file văn bản đính kèm. Hơn nữa, hệ thống có thể đưa các văn bản đã có trên hệ thống quản lý văn bản vào hồ sơ tùy theo phạm vi và quyền người dùng. Người dùng còn có thể chia sẻ hồ sơ và thảo luận trao đổi trên hệ thống.
Lợi ích của việc áp dụng MDO
Module Quản lý Hồ sơ của MDO giải quyết các thách thức của cách quản lý hồ sơ truyền thống một cách hiệu quả. Những lợi ích rõ ràng bao gồm:
Giảm thiểu chi phí liên quan đến việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ giấy, từ đó tối ưu hóa không gian văn phòng.
Tăng cường khả năng chia sẻ và truy cập hồ sơ giữa các bộ phận và chi nhánh, giúp cải thiện hiệu quả làm việc và giảm thiểu sai sót.
Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tập trung và theo dõi hồ sơ một cách dễ dàng và hiệu quả, giảm thiểu nhầm lẫn và sai sót.
Lưu trữ hồ sơ điện tử giúp bảo vệ thông tin khỏi hư hỏng và mất mát theo thời gian, đảm bảo chất lượng và độ tin cậy của dữ liệu.
Giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ các quy định về lưu trữ và bảo mật thông tin, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tăng cường an toàn dữ liệu.
ồ Sơ Điện Tử MDO giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa không gian và nâng cao hiệu quả quản lý
Hãy sử dụng dịch vụ MDO AI Office ngay bây giờ!
Đăng Ký Ngay